Chef och HR på samma BAM – förbered samarbetet i ett kursfall

Chef och HR på samma BAM kan använda ett gemensamt kursfall för att klargöra hur beslut, stöd och uppföljning hänger ihop. Välj en konkret arbetsmiljöfråga där båda funktionerna medverkar, men har olika uppgifter. Utbildningen ger utrymme att diskutera arbetssätt; den ändrar inte organisationens uppgiftsfördelning.

Ta gärna med samma anonymiserade processbeskrivning från båda funktionerna. Jämför vad ni förväntar er av varandra innan kursstart; skillnaderna kan bli tydliga frågor till läraren och ge ett bättre underlag för den gemensamma fördjupningen.

Välj en fråga där samarbetet behöver fungera

Börja med ett återkommande problem i vardagen, exempelvis att åtgärder efter en skyddsrond inte följs upp. Chefen kan behöva prioritera tid och fatta beslut, medan HR stödjer rutinen eller hjälper till att sammanställa underlag. Om ni bara skriver att båda ansvarar för arbetsmiljön blir det svårt att se vem som faktiskt gör nästa steg.

Avgränsa fallet till en arbetsgrupp och en arbetsprocess. Beskriv vad som händer, vilket underlag som finns och var arbetet fastnar. Använd ett konstruerat exempel när ett verkligt ärende innehåller känsliga uppgifter. Kursgruppen behöver förstå arbetsprocessen utan att kunna identifiera en enskild medarbetare.

Skilj chefens beslut från HR:s stöd

Enligt AFS 2023:1, 9 §, ska arbetsgivaren fördela arbetsmiljöuppgifter och säkerställa att mottagarna har nödvändiga befogenheter, resurser och kunskaper. Arbetsgivaren har kvar ansvaret. Att HR deltar i en utbildning innebär därför inte att linjechefens uppgifter automatiskt flyttas till HR.

HR kan samtidigt ha egna fördelade uppgifter. Utgå från den faktiska organisationen och dokumentera vad som gäller hos er. Markera i kursfallet vilka beslut chefen kan fatta, vilket stöd HR ger och vilka frågor som måste lyftas vidare. Ett stödmaterial blir användbart först när någon vet hur det ska användas.

Exempel: åtgärderna blir liggande efter skyddsronden

I ett tänkt exempel återkommer brister i planeringen, men handlingsplanens åtgärder får inga tydliga datum. Chefen väntar på en mall från HR. HR tror att chefen redan har prioriterat åtgärderna. På kursen kan ni undersöka var missförståndet uppstår och vilken information respektive funktion behöver.

Pröva sedan ett tydligare flöde: chefen bedömer och hanterar frågan inom sina befogenheter, HR stödjer det överenskomna arbetssättet och ansvarig person följer upp vid ett bestämt tillfälle. Det är ett diskussionsförslag, inte en färdig ansvarsfördelning för alla företag. Berörda arbetstagare och skyddsombud behöver också kunna medverka.

Förbered chef och HR inför samma BAM

• Ta med en begriplig beskrivning av arbetsprocessen och det problem ni vill förstå.
• Jämför er befintliga uppgiftsfördelning med hur arbetet fungerar i praktiken.
• Skriv ner vilka beslut som kräver budget, tid eller stöd från högre chef.
• Välj frågor som kan diskuteras utan personuppgifter eller detaljer ur individärenden.
• Bestäm vad ni vill kunna tillämpa efter kursen och vem som följer upp försöket.

Stäm av upplägget med utbildningsanordnaren om ni vill arbeta med ett eget fall. På den här sajten beskrivs BAM med en verksamhetsanpassad tredje dag. Bekräfta hur er fråga ryms i det bokade upplägget; egen fördjupning ska inte tas för given på varje öppet kurstillfälle.

Undvik att göra kursen till ett beslutsmöte

Läraren kan hjälpa er att förstå principer och granska ert resonemang. Beslut om organisation, resurser och fördelade uppgifter behöver däremot hanteras av rätt beslutsfattare hos arbetsgivaren. Spara de frågor som behöver utredas vidare i stället för att beskriva kursgruppens förslag som ett redan fattat verksamhetsbeslut.

Efter utbildningen kan ni prova ett avgränsat förbättrat arbetssätt och följa upp om ansvar och återkoppling har blivit tydligare. Dokumentera vad ni ändrar och varför. Om problemet främst gäller oklara mål kan ni även läsa om arbetsmiljömål kopplade till chefens beslut.

Behöver alla ha samma förkunskaper?

Nej, men berätta för anordnaren vilka roller och tidigare kunskaper deltagarna har. En gemensam grund kan underlätta samtalet, medan fördjupningen behöver motsvara det ni ska använda i verksamheten. Ett kursintyg visar genomförd utbildning och ersätter inte arbetsgivarens bedömning av kompetens för de fördelade uppgifterna.

Vill ni planera en gemensam utbildning? Se aktuella upplägg för BAM hos Kompetensutveckla och stäm av deltagarnas behov före bokning.